Esta entrega viene cargada, y con un hilo conductor claro: menos trabajo manual en todo lo que rodea al dinero. Las Remesas Bancarias dan un salto importante, la Facturación deja de dar por hecho que todo impuesto es IVA, y vuestros socios por fin pueden entrar con su DNI.
Lo publicamos en formato changelog: al grano, novedad a novedad.
Aquí os detallamos las novedades divididas en 6 bloques:
Índice del contenido
1. Entrar con el DNI
Se acabó el «no recuerdo con qué correo me inscribí».
Es la incidencia más repetida en vuestros buzones de soporte: alguien se inscribió hace años con un correo del trabajo que ya no usa y no puede entrar. El DNI, en cambio, no cambia nunca.
Acceso con el DNI: en los eventos y sociedades donde tengáis marcado el DNI como dato único, vuestros socios pueden entrar escribiendo su DNI en lugar del correo. La contraseña es la misma de siempre, y el campo pasa a llamarse «Correo electrónico o identificador» para que se entienda que valen los dos.
También para recuperar la contraseña: la pantalla de «¿Has olvidado tu contraseña?» acepta igualmente el DNI. El correo con las instrucciones sigue llegando a la dirección registrada.
En los cuatro accesos: la página de acceso del Evento, la de la Sociedad, el botón de iniciar sesión del Formulario de Inscripción y el que permite recuperar una inscripción ya hecha para modificarla.
Un DNI, una persona: hemos reforzado la comprobación de unicidad en todas las vías de entrada —formulario de registro, altas y ediciones desde la administración, cambios del propio socio e importaciones—. Si al activar la opción ya tenéis fichas con el DNI repetido, biPeek os avisa para que las depuréis antes.
Ejemplo: un socio que se inscribió en 2023 con el correo de su antiguo hospital ya no necesita escribiros. Pone su DNI y su contraseña, y dentro.
Si no activáis la unicidad del DNI, todo funciona exactamente como siempre.
El valor para ti
Menos incidencias de acceso: desaparece el motivo número uno de los correos de soporte.
Fichas que no se duplican: cuotas, convocatorias y certificados llegan a la persona correcta.
Cero configuración: la pantalla cambia sola al activar la opción.
2. Remesas bancarias, de principio a fin
Del envío al banco hasta el cobro conciliado, sin salir de biPeek.
Las remesas eran hasta ahora la parte menos acompañada del proceso: biPeek generaba el fichero, y a partir de ahí todo era manual. Este bloque cierra el círculo completo, tanto en las remesas de cobro (facturas) como en las de pago (Gastos).
Procesar la respuesta del banco: el banco os devuelve un fichero diciendo qué cobros salieron bien y cuáles fueron rechazados. Ahora, desde el detalle de una remesa confirmada, tenéis un botón Procesar resultado: subís ese fichero, indicáis un correo, y biPeek marca cada factura como pagada o impagada y os envía un resumen con las cobradas, las rechazadas con su motivo y los errores encontrados.
Estados: borrador y confirmada: una remesa confirmada queda congelada. No se puede editar ni eliminar, ni perder documentos, ni cambiar de importe. Para tocarla hay que devolverla a borrador de forma explícita. Las remesas que ya existían se quedan en borrador, así que nada cambia para ellas.
Registro de cambios: nueva pestaña en la ficha de la remesa con el historial completo —altas, bajas, modificaciones de importe y cambios de estado—, con quién lo hizo y cuándo, y exportable a Excel.
Documentos bloqueados automáticamente: al meter una Proforma o un gasto en una remesa, ese documento queda en solo lectura. Nadie puede cambiarle el importe por detrás y descuadrar lo que ya enviasteis al banco. En los gastos podéis seguir adjuntando o regenerando documentos: eso no afecta a la contabilidad y no se bloquea.
Ficheros que el banco acepta a la primera: hemos ajustado el formato de los ficheros de Remesa Bancaria al esquema que exigen las entidades españolas para los adeudos SEPA. Si tenéis una remesa pendiente de presentar, descargadla de nuevo desde biPeek y subidla tal cual.
Ejemplo: enviáis una remesa de 1.000 cuotas. A los tres días el banco devuelve el fichero con 12 recibos rechazados. Lo subís y, en un minuto, esas 12 facturas quedan marcadas como impagadas con su motivo, y las otras 988 como cobradas.
El valor para ti
Conciliación en minutos, no en días: se acabó repasar el fichero del banco línea a línea.
Remesas que no se descuadran: lo enviado al banco y lo que hay en biPeek coinciden siempre.
Trazabilidad completa: ante cualquier duda, el registro dice quién tocó qué y cuándo.
3. Facturación: más allá del IVA
IGIC, IPSI, exenciones y operaciones intracomunitarias, bien hechas.
biPeek daba por hecho que todo impuesto era IVA. Para quien factura en Canarias, en Ceuta y Melilla, o a entidades de otros países de la UE, eso obligaba a apaños. Hemos generalizado el modelo de impuestos.
Tipos de impuesto: al definir un impuesto podéis indicar si es IVA, IGIC, IPSI u Otro (en cuyo caso describís cuál). El desglose de totales se agrupa por tipo y porcentaje —«IGIC 7%», «Otro (Tasa X) 5%»— tanto en la administración como en la vista del cliente y en el PDF.
Exenciones con su motivo: si un impuesto está al 0%, es obligatorio indicar por qué: E1 (exenta por el artículo 20: sanidad, educación, seguros, operaciones financieras…) o E6 (exenta por otra causa). El código aparece junto a la línea y la leyenda correspondiente, al pie del documento.
Intracomunitaria y extracomunitaria, validadas: podéis marcar una línea como exenta por operación intracomunitaria o extracomunitaria, pero biPeek solo la aplica si la factura cumple las condiciones reales —emisor y receptor de la UE con su VAT informado en el caso intracomunitario—. Si no se cumplen, el impuesto se sigue cobrando en lugar de emitir una factura mal exenta.
Series coherentes: no se permite mezclar en una misma Serie de facturación impuestos españoles con los de tipo «Otro». Es un aviso temprano que evita un descuadre contable difícil de deshacer.
Ejemplo: facturáis la cuota de un socio de Las Palmas con IGIC al 7% y la inscripción de un patrocinador francés como operación intracomunitaria exenta. Cada documento sale con su tipo, su código y su leyenda, sin tocar nada a mano.
El valor para ti
Documentos correctos de origen: menos rectificativas y menos conversaciones con la gestoría.
Errores imposibles: no se puede emitir una exención que no corresponde.
Claridad para quien recibe la factura: ve exactamente qué impuesto se le aplica y por qué.
4. Renovaciones de socios: todas en una sola pantalla
El listado que faltaba, y el freno para las proformas que no tocan.
Hasta ahora, para ver las renovaciones había que entrar en la ficha de cada socio. Saber cuántas renovaciones de una cuota concreta quedaban sin facturar era una tarde de trabajo.
Listado global de renovaciones: nuevo apartado en el menú de Socios, justo debajo del listado de suscripciones, con número de socio, nombre, correo, cuota, fechas e importe de un vistazo.
Buscad y filtrad: por nombre, apellidos, DNI o correo, y con desplegables por cuota de socio, medio de pago (incluido «Sin medio de pago») y rango de fechas, eligiendo si filtráis por fecha de inicio o de fin.
Acciones en lote: seleccionáis varias renovaciones y las editáis, generáis sus proformas o las elimináis de una vez. Si son muchas, el proceso corre en segundo plano y recibís un aviso por correo al terminar.
Bloquear la proforma cuando no corresponde: al importar socios o al crear una renovación a mano podéis marcar que esa renovación no genere proforma. Es el caso de los socios que ya estaban al día y cuyo pago se gestionó fuera de la plataforma. El listado lo deja claro: «Proforma bloqueada» si la habéis frenado vosotros y «Proforma sin importe» cuando la renovación es de importe cero.
Ejemplo: importáis el censo histórico de 800 socios que ya pagaron por transferencia. Marcáis el bloqueo y biPeek crea las renovaciones sin emitir 800 proformas que tendríais que anular después.
El valor para ti
Una foto completa: qué está renovado, qué está pendiente y qué está facturado.
Cierres sin sustos: se acabó descubrir en diciembre una tanda de proformas emitidas por error.
Trabajo en bloque: lo que eran 50 entradas en 50 fichas es ahora una selección y un clic.
5. Zona Privada: decidid qué ve cada usuario
Lo que no le aporta nada al socio, mejor que no aparezca.
La Zona Privada mostraba a cada usuario todo lo que tenía vinculado: eventos de hace años y sociedades que usáis internamente como censo auxiliar. Ahora tenéis el interruptor.
Ocultar eventos: un evento marcado como oculto deja de aparecer en el listado del usuario. Ocultar no es cerrar: quien tenga el enlace directo sigue accediendo con normalidad.
Ocultar sociedades: nuevo ajuste para retirar una Sociedad de la zona privada de sus usuarios. Desaparece del listado y se bloquea también el acceso escribiendo la dirección a mano.
Sin efectos colaterales: vuestro panel de gestión no cambia, los eventos vinculados a una sociedad oculta siguen siendo accesibles, y todo queda visible por defecto.
Ejemplo: si gestionáis una sociedad solo como base de datos de un congreso, podéis ocultarla para que los asistentes vean el congreso y nada más.
El valor para ti
Una Zona Privada limpia: el socio ve lo que le concierne.
Menos preguntas: desaparece el «¿qué es esta sociedad que me aparece?».
Reversible: ocultar no borra nada ni rompe enlaces ya compartidos.
6. Sociedad: categorías ordenadas como carpetas y subcarpetas
Clasificad vuestros eventos y documentos por niveles, como en el ordenador.
Las categorías son las etiquetas con las que clasificáis los Eventos y los Documentos de vuestra Sociedad. Hasta ahora estaban todas al mismo nivel, en una única lista que con los años no paraba de crecer. A partir de este mes, una categoría puede tener otras categorías dentro, igual que una carpeta puede tener subcarpetas.
Categorías dentro de categorías: al entrar en una categoría encontraréis una nueva pestaña, «Subcategorías», desde la que podéis crear todas las que necesitéis. Podéis bajar hasta dos niveles por debajo de la categoría principal: por ejemplo, «Documentación corporativa», dentro «Actas» y, dentro de esta, «Junta Directiva».
Siempre sabéis dónde estáis: en la parte superior de la pantalla aparece el camino completo, por ejemplo «Categorías / Documentación corporativa / Actas».
Se configura una sola vez: en la categoría principal indicáis si sirve para eventos, para documentos o para ambos, y todo lo que cuelga de ella sigue esa misma configuración. Si la cambiáis arriba, se actualiza sola abajo.
Ojo al eliminar: si borráis una categoría, se borran también todas las subcategorías que contiene.
Ejemplo: antes teníais sueltas «Actas Junta Directiva», «Actas Asamblea General» y «Estatutos». Ahora creáis «Documentación corporativa» y, dentro, «Actas» y «Estatutos». Y dentro de «Actas», separáis Junta Directiva y Asamblea General.
Y dos mejoras más en la Sociedad:
Grupos conectados con eventos: podéis relacionar los grupos de vuestra Sociedad con sus eventos, tanto desde la ficha del grupo como desde la del evento. Si los desvinculáis, no se borra ninguno de los dos.
Proyectos a nombre de una empresa: el cliente de un proyecto ya puede ser una empresa —por ejemplo, el laboratorio que lo financia— y no solo una persona. La buscáis por nombre, CIF o correo.
El valor para ti
Encontráis las cosas antes: listas cortas y ordenadas en lugar de decenas de categorías al mismo nivel.
Adiós a los nombres kilométricos: ya no hace falta llamar a una categoría «Documentación – Junta Directiva – Actas» para que se entienda dónde va.
Menos errores: las subcategorías siguen siempre la configuración de su categoría principal.
¿Alguna de estas novedades os encaja especialmente bien? Escribidnos y os ayudamos a activarla en vuestra Sociedad.