¡Hola a todos! Llega julio y, con él, una de las releases más completas del año. Este mes estrenamos la gestión de empresas a nivel de Sociedad, llevamos el módulo de Documentos también a los Eventos con control de versiones incluido, y sumamos varias mejoras en la gestión de socios y en los filtros de usuarios de evento.
Aquí os detallamos las novedades divididas en 4 bloques:
Índice del contenido
1. Gestión de Empresas a nivel de Sociedad
Vuestras empresas colaboradoras, ahora también en la Sociedad.
Hasta ahora, la gestión de empresas estaba disponible únicamente dentro de cada Evento. A partir de este mes, cada Sociedad cuenta con su propia gestión de empresas, pensada para dar de alta y administrar a las empresas colaboradoras, patrocinadoras o proveedoras con las que trabajáis de forma continuada, sin depender de un evento concreto.
Encontraréis el listado de empresas dentro de la sección de Contactos de cada Sociedad. Desde ese mismo listado podéis crear una nueva empresa, y desplegando la configuración de la sección de Contactos podéis gestionar los tipos de empresa (crearlos, editarlos, ordenarlos y eliminarlos) para clasificar vuestras empresas como mejor os convenga.
Ficha completa de empresa: cada empresa dispone de una ficha organizada en pestañas con sus datos generales (nombre, CIF, tipo de empresa, email, teléfono, medio de pago…), datos fiscales con validación de CIF y EU VAT, logotipo y multimedia, enlaces con orden y visibilidad pública, y los usuarios o socios asociados, incluido el usuario de notificaciones.
Formulario de registro de empresas configurable: podéis definir la estructura de la ficha de empresa con campos personalizados (tipos de campo, obligatoriedad, visibilidad, opciones, traducciones por idioma e incluso campos dependientes). Esta configuración se encuentra dentro de la sección Sociedad.
Saldos y facturación: las empresas de sociedad disponen de saldo con sus movimientos (altas, ediciones y eliminaciones manuales), y quedan integradas como propietarias en Facturación, incluyendo la variable de plantilla [empresa] y el email de notificaciones.
Ejemplo: si vuestra sociedad trabaja cada año con los mismos patrocinadores, ahora podéis tenerlos dados de alta una sola vez a nivel de Sociedad, con sus datos fiscales validados y su saldo controlado, en lugar de recrearlos evento tras evento.
El valor para ti
Una única base de empresas por Sociedad: centralizáis la información de vuestras empresas colaboradoras y la reutilizáis en el día a día.
Datos fiscales fiables: la validación de CIF y EU VAT reduce errores en la facturación.
Control económico: saldo y movimientos por empresa, integrados con el módulo de Facturación.
2. Documentos: ahora también en Eventos y con control de versiones
El módulo de Documentos da el salto a los Eventos.
El módulo de Documentos, que ya conocíais a nivel de Sociedad, está ahora disponible también en cada Evento, y además hemos renovado por completo la gestión interna de los documentos para incorporar un control de versiones real.
En la administración del evento encontraréis la nueva entrada Documentos dentro de la sección Programa y Contenidos, bajo «Contenidos». Desde ahí podéis crear carpetas y subcarpetas, reordenarlas, moverlas entre niveles y subir uno o varios ficheros a la vez.
Control de versiones: cada documento mantiene su histórico de ficheros. Podéis subir una nueva versión sin alterar el nombre, la descripción ni el resto de datos del documento; la última versión pasa a ser la vigente automáticamente, y podéis descargar o eliminar versiones anteriores cuando queráis.
Identificador único: tanto carpetas como documentos cuentan ahora con un identificador único, editable en las carpetas y autogenerado en los documentos, que permite referenciarlos de forma estable.
Acceso por Tipo de registro: en los Eventos podéis limitar el acceso a cada carpeta por Tipos de registro, de modo que cada asistente solo ve las carpetas y documentos que le corresponden, también en su Zona Privada.
Convivencia con los documentos personales: si un asistente tiene documentos propios subidos a su ficha además de los del evento, verá las carpetas del evento junto a una entrada adicional «Mis documentos».
Ejemplo: si organizáis un congreso, podéis crear una carpeta «Ponentes» visible solo para el tipo de registro Ponente con las plantillas y normas de presentación, y cuando actualicéis la normativa bastará con subir la nueva versión del documento: los asistentes siempre descargarán la vigente.
El valor para ti
Toda la documentación del evento en un solo lugar: organizada en carpetas y accesible desde la Zona Privada de cada asistente.
Fin de los «documento_final_v3_DEFINITIVO»: el control de versiones mantiene el histórico y sirve siempre la última versión.
Información segura: cada tipo de asistente accede únicamente a lo que le corresponde.
3. Gestión de Socios: email de notificaciones a elección y otras mejoras
Más control sobre cómo os comunicáis con vuestros socios.
Este mes incorporamos varias mejoras en la gestión de Socios y usuarios de Sociedad, encabezadas por la posibilidad de elegir el correo de notificaciones.
Selección del email de notificaciones: si el Formulario de Registro de vuestra sociedad tiene más de un campo de tipo email (por ejemplo, email personal y email de datos fiscales), podéis activar la opción «Permitir la selección del correo electrónico para notificaciones» en Socios → Configuración → Formulario de registro. A partir de ahí, en la ficha de cada socio aparece un seleccionable para elegir a qué correo se envían las notificaciones, y el propio socio puede gestionarlo desde su Zona Privada. Además, se guarda el campo (no el correo): si el socio actualiza su email, las notificaciones se actualizan automáticamente.
Estado «Suspendido»: el estado de socio que antes se mostraba como «Desactivado» pasa a mostrarse como Suspendido, en consonancia con el botón que controla este estado en la ficha del socio. Al reactivarlo, recupera el estado que le corresponde (Activo, Activación pendiente, etc.).
Edición de usuarios de evento desde la Sociedad: desde el listado de usuarios de eventos de la Sociedad ya podéis editar directamente la información de los usuarios, con todas las pestañas de su ficha funcionales, sin necesidad de entrar en cada evento. Esto aplica a la información que se visualiza en la sociedad; en la ficha del usuario dentro del evento sigue estando la misma información.
Ejemplo: un socio que se inscribió con su correo de empresa pero prefiere recibir las comunicaciones en su correo personal puede cambiarlo él mismo en dos clics, sin que tengáis que hacer nada.
El valor para ti
Menos correos perdidos: cada socio recibe las notificaciones donde realmente las lee.
Autonomía para el socio: gestiona su preferencia desde su Zona Privada, reduciendo consultas a secretaría.
Gestión más ágil: editáis usuarios de evento sin salir de la Sociedad.
4. Eventos: nuevos filtros de usuarios por inscripción a actividades
Encontrad en un clic quién tiene (o no tiene) actividades.
En el listado de usuarios de un Evento, dentro del modal de filtros, la pestaña «Actividades» incorpora dos opciones nuevas en el seleccionable.
«Seleccionar usuarios con alguna inscripción a actividad»: muestra únicamente los usuarios que están inscritos en al menos una actividad.
«Seleccionar usuarios sin ninguna inscripción a actividad»: muestra los usuarios que aún no se han inscrito en ninguna.
Totalmente integrados: estos filtros se pueden guardar y cargar para reutilizarlos cuando queráis, y funcionan también al exportar con la opción «Filtros seleccionados», de forma que la exportación incluye solo las filas filtradas.
Ejemplo: en un evento con 50 actividades, antes había que crear una regla de exclusión por cada actividad para localizar a quien no se había apuntado a nada; ahora basta con seleccionar una opción del desplegable.
El valor para ti
Segmentación inmediata: detectáis al momento quién todavía no se ha inscrito en ninguna actividad para recordárselo.
Menos pasos, más rapidez: un solo filtro sustituye a decenas de reglas manuales.
¡Esto es todo por este mes! Como siempre, todas estas novedades ya están disponibles en vuestro biPeek. ¡Nos vemos en la release de agosto!