¡Hola a todos! Este mes llegan mejoras en cinco áreas: comunicaciones científicas, gestión de actividades, protección de datos, facturación y control de registro. El objetivo común es reducir pasos manuales y dar más margen de decisión al administrador, automatizando evaluaciones, flexibilizando la asignación de actividades y reforzando la protección de los datos críticos
Aquí os detallamos cada funcionalidad:
Índice del contenido
Comunicaciones Científicas: Evaluación Automatizada y Etiquetado
Cuando hay varios evaluadores, las discrepancias entre valoraciones pueden ralentizar la toma de decisiones. Estas nuevas funciones permiten automatizar parte del proceso y detectar problemas antes de que afecten al resultado final.
Etiquetado de Comunicaciones
Ya es posible asignar etiquetas a las comunicaciones del mismo modo que se hacía con usuarios, de forma individual o en lote, para segmentar por temática, estado o cualquier criterio interno sin modificar la estructura de datos.
Asignación Individual o en Lote: Desde el listado de comunicaciones, es posible seleccionar una o varias para asignar etiquetas en bloque, agilizando la categorización en congresos con gran volumen de trabajos.
Utilidad Organizativa: Las etiquetas permiten segmentar por área temática, por estado de revisión o por cualquier criterio propio del congreso, sin alterar la ficha original de cada comunicación.
Control de Desviaciones y Descarte de Evaluaciones
La plataforma incorpora dos mecanismos para asegurar la fiabilidad de las valoraciones recibidas por múltiples evaluadores.
Aviso de Desviaciones: Se puede definir un umbral máximo de desviación entre evaluadores. Si una valoración supera ese margen —por ejemplo, 3 puntos cuando el límite configurado es 2—, el sistema marca la comunicación automáticamente para revisión.
Descarte de Evaluaciones: Cuando una evaluación se considera defectuosa, puede descartarse con un solo clic. Las evaluaciones descartadas dejan de computar en la nota media final, simplificando el cálculo sin necesidad de rehacer el proceso completo.
Aceptación Automática por Nota Mínima
Es posible configurar reglas para que las comunicaciones que superen una nota mínima pasen automáticamente a estado Aceptada, sin intervención manual.
Tipos de Media Disponibles: La regla puede aplicarse sobre la media normalizada, la agregada o la agregada ponderada, en función de las necesidades de cada evento.
Ejemplo de Uso: Si se establece que las comunicaciones con una nota igual o superior a 7 se aceptan automáticamente, el sistema puede procesar 50 comunicaciones en segundos en lugar de requerir una revisión individual.
Gestión de Actividades: Asignación Sin Restricciones y Tarifas Ocultas
A petición de varios clientes, se ha actualizado la asignación de actividades para dar más libertad al administrador en situaciones de excepción, permitiendo saltar restricciones cuando el caso de uso lo requiere.
Asignación Sin Restricciones desde el Panel de Administrador
El administrador puede asignar cualquier actividad a cualquier usuario sin validación de disponibilidad, fechas ni plazas. Si es necesario incluir a alguien en un taller lleno o fuera de plazo, la acción es posible sin pasos adicionales.
Casos de Uso Típicos: Inscripción de última hora de asistentes VIP en talleres completos, altas manuales fuera del plazo oficial o ajustes puntuales que antes requerían abrir una excepción en el sistema.
Tarifas Ocultas para Usuarios y Empresas
Cada tarifa de actividad incorpora un nuevo check Ocultar a usuarios y empresas que permite disponer de precios privados.
Visibilidad Diferenciada: Las tarifas marcadas como ocultas no aparecen en el formulario de inscripción del usuario o empresa, pero el administrador sí puede aplicarlas desde el panel de gestión.
Aplicaciones Habituales: Tarifas internas, descuentos especiales, precios negociados con patrocinadores o condiciones corporativas confidenciales que no deben mostrarse públicamente.
Adición de Actividades en Bloque
Desde el listado de usuarios, ahora es posible seleccionar varios perfiles y añadir una misma actividad a todos ellos en una sola acción, sin necesidad de pasar por el formulario de inscripción individual.
Ahorro Operativo: Inscribir 100 usuarios en una misma actividad pasa de 100 acciones individuales a una única operación en lote, acelerando la preparación de grupos, sesiones y talleres cerrados.
Protección de Datos: Confirmación Antes de Eliminar Eventos
Los eventos son el núcleo de la información gestionada en la plataforma. Para evitar eliminaciones accidentales con impacto en inscripciones, actividades o comunicaciones científicas, el sistema incorpora ahora un paso de confirmación detallado.
Modal de Confirmación con Detalle de Dependencias
Al intentar eliminar un evento con registros asociados, aparece un modal que lista de forma explícita qué se borrará en caso de continuar con la acción.
Registros Incluidos: Inscripciones de usuarios, actividades asociadas, comunicaciones científicas y cualquier otro elemento vinculado al evento, con el recuento exacto de cada tipo.
Ejemplo de Aviso: Al pulsar Eliminar evento, el sistema puede indicar: “Este evento tiene 145 inscripciones, 8 actividades y 3 comunicaciones científicas. Si continuáis, se borrarán todos estos registros.”
Utilidad: Reduce significativamente el riesgo de borrados accidentales, al exigir una confirmación consciente con el alcance real de la operación.
Facturación y Tesorería: Domiciliación por Gasto
En la gestión de sociedades, algunos gastos pueden requerir datos de domiciliación diferentes a los del responsable habitual. Ahora es posible almacenar esa información directamente en la ficha del gasto.
IBAN y Titular en la Ficha del Gasto
El administrador puede introducir un número de IBAN y un titular de cuenta específicos directamente en la ficha de cada gasto, sin necesidad de modificar los datos del usuario sociedad.
Prioridad de Datos: El sistema utiliza, por defecto, los datos introducidos en el propio gasto. Si esos campos están vacíos, recurre automáticamente a los datos de domiciliación del usuario sociedad asociado.
Caso de Uso Habitual: Un socio dispone de una cuenta corporativa habitual, pero un gasto concreto debe domiciliarse en su cuenta personal. El administrador introduce los datos en el gasto y evita crear cuentas alternativas en la ficha del socio.
Trazabilidad: Toda la información bancaria queda vinculada al propio registro del gasto, facilitando la generación posterior de remesas y el control de las cuentas utilizadas en cada operación.
Gestión de Sociedades: Activar o Desactivar el Registro de Socios
La plataforma permite controlar en todo momento si el registro de nuevos socios está abierto o cerrado, sin necesidad de desmontar el formulario ni ajustar configuraciones complejas.
Check Activar/Desactivar en el Formulario de la Sociedad
Dentro de la configuración del formulario de la sociedad, se ha añadido un selector Activar registro de socios que puede activarse o desactivarse en cualquier momento según las necesidades de la entidad.
Comportamiento con el Registro Desactivado: Cuando el registro está desactivado, los usuarios que intenten darse de alta reciben un mensaje informando de que el registro no está disponible en ese momento.
Caso de Uso Habitual: Tras cerrar una convocatoria oficial de socios, se desactiva el registro para evitar altas confusas o fuera de plazo. Cuando se abre la siguiente convocatoria, basta con reactivar el selector para que el formulario vuelva a estar operativo.
Control Total del Administrador: Esta función permite abrir o cerrar el registro de socios tantas veces como sea necesario, manteniendo el resto de la configuración de la sociedad intacta.