¡Hola a todos! La gestión de una sociedad requiere precisión y herramientas que ahorren tiempo administrativo. En esta actualización, hemos cambiado la manera de cómo biPeek entiende a los Socios, cómo gestiona sus cobros y cómo organiza vuestra base de datos.
A continuación, os detallamos las novedades divididas en tres áreas clave:
Índice del contenido
Nueva Definición de «Socio» y Renovaciones Automáticas
Hemos endurecido y perfeccionado la lógica para considerar quién es un socio activo y quién no, además de mejorar la automatización de la gestión de cuotas.
Nuevas Condiciones para ser Socio
🔍¿En qué consiste? Hasta ahora, bastaba con tener una fecha de alta vigente. Desde hoy, el criterio es más estricto y seguro:
Para ser considerado Socio, el usuario debe tener una suscripción activa Y una renovación en fecha que incluya el día en curso.
Ejemplo: Si te suscribes hoy, pero tu periodo de renovación comienza dentro de 10 días, el sistema no te considerará socio activo hasta que llegue esa fecha de inicio.
Renovaciones y Proformas Automáticas
🔍¿En qué consiste? Hemos implementado un «motor de renovación» inteligente que trabaja diariamente por ti:
Búsqueda Inteligente (±7 días): El sistema busca diariamente renovaciones que hayan vencido en los últimos 7 días o que vayan a vencer en los próximos 7 días para procesarlas (solo a socios con el check de gestión habilitado).
Generación de Proformas: Un segundo proceso automático genera la proforma el mismo día de inicio de la nueva renovación. Así, el documento de cobro nace en paralelo a la vigencia del nuevo periodo.
✨El Valor para Ti:
Integridad de Datos: Aseguras que solo disfruten de los beneficios de socio aquellos que realmente tienen una suscripción válida en el día actual.
Ahorro de Tiempo: Olvídate de generar renovaciones manuales; el sistema se encarga de mantener las cuotas y documentos al día.
Nuevo Módulo de Contactos: Más allá de los Socios
Transformamos la gestión de usuarios para tu sociedad.
Listado Unificado y Tipos de Contacto
🔍¿En qué consiste? Ahora dispones de un Listado de Contactos global donde conviven todos los actores de tu ecosistema:
Socios: Identificados con el tipo «Socio» (invariable mientras tengan suscripción activa).
No Socios: Ahora puedes gestionar Proveedores, Ex-socios, Colaboradores, Personas que participan en tus eventos, etc.
Grupos Personalizados: Puedes crear «Tipos de contacto» (ej: «Proveedores de Catering» o Docentes) para agrupar usuarios y filtrar fácilmente para envíos de comunicaciones segmentadas.
✨El Valor para Ti:
Centralización: Todos tus contactos, tengan o no cuota de socio, están en una única base de datos con sus credenciales de acceso.
Segmentación: Facilita las campañas de comunicación y la organización interna mediante grupos personalizados.
Gestión Bancaria Integral y Remesas SEPA
Facilitamos el cobro recurrente mediante domiciliación bancaria con herramientas masivas.
Datos Bancarios y Carga Masiva
🔍¿En qué consiste?
Ficha del Socio: En el apartado de facturación, puedes registrar el IBAN, el identificador de la orden de domiciliación, la fecha y el documento de mandato adjunto.
Histórico de Mandatos: Si eliminas una orden, el sistema guarda una copia de seguridad en el menú de facturación para auditorías (que puedes borrar definitivamente si lo deseas).
Importación Vía Excel: Hemos actualizado la plantilla de importación de socios. Puedes subir en lote el IBAN y la fecha de la orden desde un Excel, ideal para migraciones o actualizaciones de datos.
Creación de Remesas en Conjunto
🔍¿En qué consiste? Desde el listado de Facturas o Proformas, puedes seleccionar documentos con el mismo medio de pago y generar una Remesa Bancaria agrupada.
El sistema valida automáticamente si algún socio seleccionado carece de datos obligatorios (como el IBAN) antes de generar el fichero, evitando errores en el banco.
✨El Valor para Ti:
Eficiencia en Cobros: Genera los ficheros para el banco en segundos, agrupando cientos de recibos.
Seguridad: El sistema te avisa de los errores de datos antes de que envíes la remesa al banco.
Agilidad en la Carga: Actualiza los datos bancarios de cientos de socios de una sola vez mediante Excel.
Automatización de Inscripciones Sociedad y Programación de Envíos
Cerramos este bloque de novedades con dos herramientas diseñadas para que trabajes menos y comuniques mejor.
Altas de Socios con Gestión 100% Automática
🔍¿En qué consiste? Hemos añadido un nuevo check en la configuración general de la sociedad. Al activarlo, cuando un usuario se inscribe a través del formulario web de la sociedad:
- Se crea automáticamente su suscripción.
- Se genera su primera renovación.
- Se emite su respectiva proforma.
✨El Valor para Ti:
Socio Activo al Instante: El usuario pasa a estar operativo en el momento del registro sin que tú tengas que mover un dedo. Eliminamos la gestión manual de bienvenida.
Programación Avanzada de Comunicaciones
🔍¿En qué consiste? Ahora tienes el control total del timing de tus emails.
Envíos Programados: Puedes definir una fecha y hora específica para tus envíos. Si no lo programas, el sistema lo enviará por defecto en 5 minutos (margen de seguridad).
Menú de Control: En el menú lateral encontrarás la sección «Envíos programados». Desde aquí puedes ver el estado (Pendiente, Finalizado, Error, Cancelado), y tienes acciones para cancelar un envío a tiempo o reenviar uno fallido.
Alcance Total: Esta funcionalidad está disponible tanto para Sociedades (listados de usuarios, facturación, contactos) como para Eventos (comunicaciones, simposios, evaluadores, moderadores, etc.).
✨El Valor para Ti:
Estrategia y Tranquilidad:Prepara tus campañas con antelación y deja que biPeek las envíe en el momento óptimo.
Control de Errores: El margen de 5 minutos y la opción de cancelación te permiten corregir equivocaciones de último minuto antes de que sea tarde.
Esperamos que estas importantes novedades os permitan operar con total seguridad sus sociedades ¡Seguimos trabajando para hacer de biPeek la mejor herramienta para vuestra gestión!