¡Hola a todos! La seguridad, la integridad de los datos y el cumplimiento normativo son pilares fundamentales en biPeek.
Con la inminente entrada en vigor de la Ley 11/2021 (conocida como Ley Antifraude, o Veri*Factu en su desarrollo reglamentario), hemos realizado una actualización exhaustiva de nuestros módulos de facturación para garantizar que nuestros clientes operen con total seguridad y transparencia.
Esta actualización no solo implica ajustes normativos, sino una reestructuración profunda de cómo se gestionan las proformas, facturas, saldos y rectificativas, proporcionando un control y una trazabilidad sin precedentes.
Aquí detallamos las novedades que ya están disponibles:
Índice del contenido
🛡️ Integridad y seguridad de la factura: El corazón del cumplimiento
Esta sección aborda los cambios más críticos relacionados con la inmutabilidad de los documentos, la flexibilidad en el flujo Proforma/Factura y el cumplimiento de la Ley Antifraude.
Documentos inmutables y flujo configurable
🔍¿En qué consiste? Hemos reforzado la distinción entre Proforma (documento pendiente de facturar) y Factura (Proforma con fecha y número asignado) y cambiado su comportamiento:
La diferencia más relevante es que ahora es posible marcar una Proforma como pagada sin que se genere automáticamente la Factura, dándote flexibilidad de edición.
Facturación Automática Configurable: Esta facturación automática (al pasar a «Pagada») ahora es configurable a nivel de serie de facturación, permitiéndote bloquear este comportamiento.
Una vez que un documento es Factura, sus datos relevantes no pueden ser editados. Estos son: Datos fiscales del emisor y del receptor, importes, serie de facturación, número de factura y fecha de factura.
Únicamente se podrán modificar el estado y el medio de pago, así como las observaciones, de una Factura.
Cualquier corrección sobre una Factura ya emitida deberá realizarse obligatoriamente mediante Facturas Rectificativas.
Nuevo balance de pagos
Implementado para llevar el seguimiento de Proformas Pagadas que no se han facturado.
Se anotan movimientos de adeudo (al añadir líneas) y de pago (al recibir el abono).
Ambos movimientos deben compensarse para que la Proforma se considere «balanceada» (totalmente pagada). Los listados reflejan este estado (Pagos pendientes, pagos en exceso o balanceado).
✨El Valor para Ti:
Flexibilidad Pre-Facturación: La posibilidad de tener Proformas Pagadas y aun así modificarlas te permite gestionar cambios de inscripción sin tener que recurrir inmediatamente a una rectificativa.
Seguridad Legal: Al hacer las facturas inmutables, garantizamos la integridad del registro fiscal.
Detección de Descuadres: El nuevo Balance permite un seguimiento real de los fondos, incluso cuando la Proforma Pagada no se ha convertido aún en Factura.
Exclusividad en las series de facturación
🔍¿En qué consiste? Se han implementado validaciones estrictas en la configuración de las series de facturación:
Las series no se pueden «compartir»: Una serie de facturación solo se puede asignar a un evento (si no tiene otro asignado).
La serie de facturación de renovaciones de la sociedad tampoco se puede asignar a un evento.
Se exige que toda serie tenga datos mínimos (razón social, CIF y país). Si el país es España, el CIF debe ser DNI, NIE o CIF válido.
Una serie con facturas ya emitidas no permitirá la edición de estos campos clave para mantener la coherencia de los registros firmados.
Preparados para la ley antifraude
🔍¿En qué consiste? biPeek implementa el modo no Veri*Factu de las disposiciones, implementando medidas de seguridad internas:
Se genera un registro firmado digitalmente con cada factura y rectificativa, concatenado con el registro anterior, creando una cadena de facturas.
Las facturas emitidas por un CIF español incluirán un código QR de validación para que el receptor pueda notificar la factura a Hacienda.
Se añade un segundo QR para la descarga del PDF de la factura, sirviendo también como verificación de su integridad.
Al ser modo no Veri*Factu, las facturas no serán enviadas a Hacienda hasta que sea escaneado el QR inserto en el documento, a diferencia del modo Veri*Factu que si envía cada factura cuando se crea a la entidad gubernamental.
✨El Valor para Ti:
Cumplimiento Técnico Inmediato: Garantizamos que tu sistema de facturación cumple con las exigencias de inalterabilidad y trazabilidad de la nueva ley.
Seguridad y Confianza: La cadena de facturación firmada ofrece una prueba irrefutable de la integridad de tus registros.
💲 Nuevo sistema de saldo a favor del cliente
Hemos implementado una funcionalidad que mejora drásticamente la gestión de las devoluciones y los cambios de inscripción, centralizando los fondos a favor de los clientes.
Cuenta de saldo para múltiples receptores
🔍¿En qué consiste? Se ha creado una cuenta de saldo para cada posible receptor de facturas, manteniendo un listado de movimientos de incremento o decremento. Los posibles receptores son: revendedores, sociedades, usuarios de sociedad y usuarios de evento.
Facturas sin Propietario: Para casos en los que no hay un usuario asociado (como usuarios eliminados o facturas manuales por servicios), el saldo se genera a la propia Factura, la cual actúa como su propia cuenta de saldo.
El saldo se incrementa de forma automática al generar devoluciones o al emitir rectificativas.
Este saldo se puede gestionar manualmente y se puede hacer visible u ocultarse al usuario mediante configuración.
Si el saldo es visible, el usuario puede usarlo para abonar proformas pendientes de pago.
✨El Valor para Ti:
Gestión de Casos Excepcionales: Aseguramos la trazabilidad del dinero incluso cuando el usuario ya no existe o la factura es manual, centralizando el saldo en la Factura.
Listados de Saldo para la Gestión de Abonos (Novedad Destacada)
🔍¿En qué consiste? La plataforma dispone de listados de saldos a favor que agrupan a los diferentes receptores de saldo (como se ve en la interfaz: Usuarios, Empresas, Facturas, etc.).
Estos listados te permiten comprobar de un vistazo qué abonos hay que realizar a los diferentes receptores.
Acción de Cierre: Una vez realizados los abonos correspondientes, es crucial que anotes el movimiento de abono en el sistema para que este quede reflejado en el balance de saldo correspondiente y se compense correctamente.
Compensación automática en rectificativas
🔍¿En qué consiste? Se ha modificado el comportamiento de las facturas rectificativas:
El estado de pago se sustituye por «Estado de Abono» para mayor claridad.
Las rectificativas ahora se abonan automáticamente en las cuentas de saldo de los usuarios o en la Factura sin propietario correspondiente.
Si la factura rectificada original no estaba totalmente pagada, el saldo generado por la rectificativa se usa automáticamente para compensar y completar ese pago.
✨El Valor para Ti:
Cierre de Deudas Automático: Si rectificas una factura impagada, el saldo generado compensa la deuda original, evitando que ambas permanezcan pendientes de pago/abono.
Trazabilidad: Al igual que las facturas, las rectificativas no podrán modificarse.
📝 Control de datos y balance en proformas
Estas novedades se centran en los requisitos obligatorios que debe cumplir una Proforma antes de ser facturada y en las mejoras de usabilidad para el administrador.
Requisitos mínimos para facturar
🔍¿En qué consiste? Para poder facturar una Proforma, esta debe tener ahora:
Datos mínimos: Razón social, CIF y país. Si es España, el CIF debe ser válido (DNI, NIE o CIF).
Debe contener al menos una línea de factura.
Mejoras en la interfaz de usuario
🔍¿En qué consiste? Los listados y vistas de documentos ahora muestran información clara sobre su estado de facturación:
Píldoras de información indican si el documento está facturado, no es facturable, o si faltan datos.
Los controles de acción se ocultarán o desactivarán si la falta de datos impide realizar la acción.
Nota: Las facturas antiguas a las que les falten datos solo mostrarán la información, pero no se podrán actualizar (no supone un problema ya que los nuevos registros legales se crean a partir de las nuevas facturas).
✨El Valor para Ti:
Usabilidad Mejorada: Identifica rápidamente los documentos que requieren atención antes de ser facturados legalmente.
Seguridad Operativa: El sistema te impide realizar acciones que comprometerían el registro legal si faltan datos obligatorios.
🔄 Flujo avanzado: modificación de proformas pagadas
Esta funcionalidad permite gestionar los cambios de inscripción o modificaciones en proformas que ya han sido pagadas, manteniendo la integridad del balance.
🔍¿En qué consiste? Ahora las Proformas pagadas pueden modificar su contenido, ya sea manualmente o por cambios en las inscripciones.
Acciones que requieren una nueva Proforma:
Añadir líneas.
Incrementar el importe de una línea.
Acciones que compensan mediante Saldo:
Decrementar o eliminar una línea: Genera automáticamente movimientos de saldo a favor del receptor por la diferencia, manteniendo el balance de la Proforma original y pasando el exceso pagado a la cuenta de saldo del usuario.
Identificación del motivo al revertir el pago
🔍¿En qué consiste? Se ha contemplado que el cambio de estado de la Proforma de Pagada a Pendiente puede deberse a dos motivos, y el sistema actuará de forma diferente:
Si el cambio es debido a una Devolución: Se generan movimientos de saldo a favor del receptor, ya que el pago fue válido, pero se está revirtiendo.
Si el cambio es debido a un Error al marcar como pagada: Se revierten los movimientos de pago, pero no se genera ningún movimiento de saldo, ya que el pago original fue un error.
Gestión de saldos erróneos ya usados
Hemos añadido una medida de seguridad para casos complejos:
En caso de que el usuario haya usado ese saldo (generado por error) antes de que el sistema pudiera revertir el abono erróneo, se generará automáticamente una nueva Proforma de adeudo al usuario.
Esto permitirá al usuario compensar el importe del saldo que se le generó por error y que ya utilizó.
✨El Valor para Ti:
Automatización Inteligente: El sistema distingue entre una devolución real y un error de registro, asegurando que el saldo a favor del cliente solo se genere cuando corresponde.
Detección y Corrección de Errores Financieros: El sistema garantiza que los saldos erróneos sean recuperados o compensados mediante la emisión de la Proforma de adeudo, protegiendo así las cuentas de la Sociedad.
Esperamos que estas importantes novedades os permitan operar con total seguridad y cumplimiento de la nueva normativa fiscal. ¡Seguimos trabajando para hacer de biPeek la mejor herramienta para vuestra gestión!