¡Hola a todos! En este mes de marzo revisaremos las funcionalidades de biPeek que permiten una gestión administrativa y financiera más precisa. El objetivo de este bloque es proporcionar una visión clara sobre cómo automatizar la recogida de datos bancarios, estructurar los límites de vuestras comunicaciones científicas y mantener un control riguroso de la tesorería, asegurando que cada movimiento quede correctamente reflejado en la plataforma
Aquí os detallamos cada funcionalidad:
Índice del contenido
Gestión Administrativa en biPeek: Procesos Bancarios y Organización de Archivos
Para asegurar una gestión fluida de las Sociedades, la plataforma dispone de flujos de trabajo diseñados para automatizar la recogida de documentación legal y mantener el orden documental de forma estructurada.
Trámites SEPA y Estructura Documental
El sistema permite integrar la recogida de mandatos bancarios dentro del flujo de registro y en el área privada del socio, eliminando gestiones manuales externas.
Configuración del Mandato: En el apartado de la Sociedad, dentro del medio de pago Domiciliación bancaria, es posible alojar la plantilla oficial en formato PDF.
Descarga y Entrega: Los socios pueden descargar este documento directamente desde el formulario de registro de la sociedad o desde su zona privada.
Zona de Socio: Dentro del perfil del usuario, en Datos de socio > Orden de domiciliación, el socio dispone de la opción para subir el documento rellenado.
Requisitos Técnicos: Para que el sistema habilite la subida del archivo (obligatoriamente en PDF), es necesario que se hayan completado previamente los campos de IBAN, el Nombre del titular de la cuenta y la propia Orden de domiciliación.
Este procedimiento asegura que toda la información sensible y legal necesaria para las remesas bancarias quede vinculada de forma segura a la ficha del socio.
Organización y Categorización en el Módulo de Documentos
La gestión de archivos dentro de la Sociedad permite un control jerárquico y descriptivo para facilitar la localización de información crítica.
Estructura de Carpetas: En el menú lateral Documentos, se pueden organizar archivos y carpetas según las necesidades de la entidad.
Asociación de Categorías: Cada archivo o carpeta puede tener asociadas categorías específicas.
Utilidad Administrativa: Esta categorización permite identificar rápidamente la naturaleza de los documentos (como actas, contratos o justificantes) sin depender únicamente de la estructura de nombres de los ficheros.
Parámetros Críticos en la Recepción de Comunicaciones
Para garantizar la homogeneidad en la recepción de trabajos científicos, la plataforma proporciona herramientas de control exhaustivo sobre el contenido y los permisos del proceso de evaluación.
Parámetros Generales de Recepción
Dentro de cada evento, el administrador puede establecer reglas de participación desde el menú Comunicaciones > Configuración > General. Estas reglas definen la estructura obligatoria que deben seguir los autores:
Restricciones de Participación: Es posible fijar límites por usuario, por presentador y un número máximo de autores por comunicación.
Control de Longitud: Definición de límites máximos para palabras o caracteres, aplicables tanto al título como al cuerpo del resumen.
Flexibilidad en los Límites: El sistema permite configurar un margen de tolerancia (%) sobre los límites de palabras y caracteres.
Elementos Complementarios: Configuración del número máximo de imágenes del campo “resumen”, referencias bibliográficas y palabras clave permitidas en el envío.
Configuración de Visibilidad y Permisos de Evaluación
En este mismo apartado se gestionan las capacidades operativas y la privacidad mediante selectores de activación (checks):
Gestión de Valoraciones: Opciones para mostrar la valoración normalizada, agregada o agregada ponderada.
Privacidad del Proceso: Control sobre la visibilidad de los nombres de los autores para los evaluadores y para los jefes de evaluación.
Interacción con el Autor: Permite mostrar las evaluaciones al propietario de la comunicación y habilitar la subida de archivos adjuntos.
Capacidades del Jefe de Evaluadores: Configuración de permisos para que el jefe de evaluación pueda asignar trabajos a sesiones o realizar el envío de correos electrónicos.
Control de Plazos y Estados: Posibilidad de habilitar simposios o mesas, permitir la recuperación de trabajos a estado borrador o autorizar la retirada de comunicaciones fuera del plazo oficial.
Especialización por Tipo de Comunicación
Para eventos que requieren reglas distintas según el formato del trabajo, se utiliza la sección Tipos de comunicación.
Configuración Independiente: Al crear tipos de comunicación específicos, se pueden establecer límites propios de autores, palabras o caracteres.
Aplicación Selectiva: Estos ajustes se aplican exclusivamente a las comunicaciones o simposios vinculados a dicho tipo, permitiendo que una «Comunicación Oral» tenga requisitos diferentes a un «Póster».
Herramientas de Segmentación para Listados Globales
Para optimizar la gestión de grandes volúmenes de datos, la plataforma dispone de herramientas de segmentación avanzada que permiten localizar perfiles específicos de forma rápida tanto en la gestión de eventos como en la de sociedades.
Gestión y Filtrado de Usuarios en Eventos
Dentro del módulo de Evento, el listado de usuarios inscritos cuenta con múltiples criterios de segmentación para facilitar las tareas administrativas y de control:
Criterios Predeterminados: Es posible filtrar la base de datos por Idioma, Rol, Empresa o Tipo de registro.
Segmentación Financiera: El sistema permite agrupar a los usuarios según su estado de facturación, incluyendo Pagos pendientes, Abonos pendientes, Pago completo o registros de categoría Gratuita.
Búsqueda y Personalización: Además de la Barra de búsqueda general, el administrador tiene la capacidad de Crear su propio filtro, aplicarlo de forma inmediata o guardarlo para usos futuros, optimizando procesos recurrentes.
Control de la Cartera de Socios (Sociedad)
A nivel de Sociedad, la gestión se centra en el seguimiento del estado de la suscripción y la vinculación del socio con la entidad:
Estados de Suscripción: Los filtros permiten identificar rápidamente a los usuarios en estado Activo, Activación pendiente, Renovación pendiente, Baja o Desactivado.
Categorización Técnica: Es posible segmentar el listado por los diferentes Tipos de socios, las Cuotas de socio asignadas o mediante Etiquetas personalizadas creadas previamente para la organización interna.
Herramientas de Localización: El listado incluye una Barra de búsqueda para búsquedas instantáneas por nombre o número y, al igual que en eventos, la opción de generar y aplicar Filtros propios según las necesidades de cada momento.
Tesorería Flexible: Pagos Fraccionados y Uso de Crédito
La plataforma permite un control preciso de la tesorería mediante la gestión de cobros fraccionados y el aprovechamiento de los créditos a favor del cliente.
Registro de Pagos Parciales y Movimientos
Desde el balance de una factura o proforma, el administrador tiene la capacidad de registrar entradas de capital de forma fragmentada para saldar deudas de manera progresiva.
Para realizar este proceso, se debe acceder al documento correspondiente y seguir estos pasos:
- Pulsar el botón VER MOVIMIENTOS para abrir el histórico detallado.
- Seleccionar la opción Nuevo movimiento, lo que desplegará una ventana de configuración obligatoria.
- Completar los cuatro campos mandatorios para asegurar la trazabilidad contable:
- Tipo: Definir si se trata de un Pago o un Adeudo.
- Importe: El sistema sugiere por defecto la cantidad pendiente, pero el campo es totalmente editable para permitir el pago parcial.
- Medio de pago: Selector desplegable con las opciones configuradas previamente en el evento o sociedad.
- Observaciones: Espacio para añadir notas internas sobre la transacción.
Pago mediante Saldo a Favor del Usuario
Una de las utilidades del sistema de balance es la posibilidad de utilizar saldos existentes (generados habitualmente por facturas rectificativas o abonos previos) para liquidar otros documentos.
Disponibilidad de Saldo: Al elegir el medio de pago Saldo, el listado muestra a su derecha el importe máximo que puede emplearse.
Restricción de Seguridad: Este monto está limitado estrictamente al saldo disponible real del usuario, garantizando que no se apliquen créditos inexistentes.
Aplicación Flexible: El administrador puede decidir si utiliza este saldo para una cancelación total del importe o para realizar un abono parcial que reduzca la deuda pendiente.
Trazabilidad en el Balance de Pagos
Una vez registrado el abono, el sistema actualiza automáticamente el estado financiero del documento. En el listado de movimientos de la proforma o factura, aparecerá una entrada etiquetada como Manual, reflejando el importe pagado, el medio utilizado y las observaciones anotadas, asegurando una auditoría clara de los fondos recibidos.
Fiscalidad y Seguimiento de Retenciones de IRPF
Para asegurar un control riguroso de las obligaciones tributarias derivadas de la actividad de la entidad, la plataforma cuenta con herramientas específicas para la gestión y exportación de retenciones fiscales.
Control de Retenciones e IRPF en el Módulo de Gastos
Dentro del módulo de Gastos a nivel de Sociedad, se dispone de una sección denominada Listado de retenciones. Esta herramienta permite centralizar y supervisar todos los importes retenidos en las facturas de proveedores y colaboradores.
Generación de Registros: El sistema genera un registro automático en este listado cada vez que se incluye un % de IRPF en un gasto.
Flujo de Trabajo: Para registrar la retención, el administrador debe crear el gasto y, posteriormente, editarlo para introducir el porcentaje de IRPF correspondiente.
Información Detallada: El listado permite identificar con precisión la cuantía total a pagar por concepto de retenciones, vinculando cada apunte a la Razón social y el CIF del proveedor afectado.
Gestión de Informes y Auditoría
Con el fin de facilitar la presentación de modelos fiscales y la revisión contable, este módulo ofrece funcionalidades de filtrado y extracción de datos:
Filtrado por Periodos: Es posible segmentar la información seleccionando el rango de fechas requerido para la consulta.
Exportación a Excel: Los datos pueden exportarse en cualquier momento a una hoja de cálculo, permitiendo un manejo externo de la información para el departamento contable o la gestoría.
Ciclo de Salida: De Documentos de Pago a Remesas Bancarias
Para concluir con este bloque informativo, la plataforma ofrece una solución integrada para la emisión masiva de pagos a proveedores y colaboradores, automatizando la creación de ficheros bancarios.
Gestión de Remesas Bancarias de Gastos
Dentro del módulo de Gastos a nivel de Sociedad, el sistema permite transformar los registros de gasto en órdenes de pago ejecutables mediante remesas bancarias.
Generación de Documentos de Pago: Al acceder a un Gasto individual, el administrador puede pulsar el botón Generar documento de pago. Esta acción crea automáticamente un registro en el Listado de documentos de pagos dentro de la sección de gastos.
Agrupación por Medio de Pago: Desde el Listado de documentos de pagos, es posible filtrar y seleccionar de forma múltiple aquellos registros que tengan asignado como medio de pago la Domiciliación bancaria.
Creación de la Remesa: Una vez seleccionados los documentos, la opción de generar una Remesa bancaria crea un nuevo registro consolidado en el listado de Remesas bancarias de la entidad.
Tramitación con la Entidad: El fichero generado puede descargarse directamente desde la plataforma para ser procesado a través de la institución bancaria correspondiente, asegurando que el flujo de salida de dinero sea tan estructurado y trazable como el de entrada.