¡Hola a todos! En biPeek, nuestro objetivo es que tengáis un control total y autónomo sobre vuestra plataforma. Para facilitar el aprendizaje de los distintos módulos y refrescar las funciones esenciales, hemos preparado una serie de videotutoriales que cubren desde la configuración inicial hasta los procesos financieros más avanzados.
A continuación, detallamos cada uno de estos puntos clave para vuestra gestión diaria:
Índice del contenido
Creación de evento
🔍¿En qué consiste?
El punto de partida. Aprende a dar de alta un nuevo congreso o evento dentro de tu Sociedad, definiendo los parámetros básicos de funcionamiento.
Creación serie de facturación
🔍¿En qué consiste?
Configuración crítica: Antes de emitir documentos, es obligatorio configurar una serie con datos fiscales válidos (Razón Social, CIF, País). Recuerda que las series son exclusivas y no pueden compartirse entre distintos eventos para garantizar la trazabilidad legal. Cabe destacar que esto no implica que debas facturar por biPeek, pero esto nos ayudará a obtener la proforma, que es el documento de pago. Además, las facturas pueden dejarse ocultas a los usuarios o incluso no llegar a emitirse y quedarnos solamente en la proforma.
Creación método de pago
🔍¿En qué consiste?
Define cómo cobrarás a tus asistentes. Dispones de un control total para ocultar o mostrar medios de pago específicos (TPV, Bizum, etc.) en el formulario web, manteniendo la opción activa para tu gestión interna si lo deseas.
Configuración SMTP envío correos
🔍¿En qué consiste?
Para asegurar que tus comunicaciones lleguen a su destino, configura el servidor de salida. Importante: Hay un límite predefinido de caudal (por defecto 60 correos/minuto) para evitar bloqueos de proveedores y garantizar la estabilidad, si necesitas más envíos por minuto, en video aprenderás a configurarlo. Cabe destacar que los emails corporativos como Office 365 o Google Workspaces, puedes ser problemáticos al momento de configurar, de tener alguno de estos, contacten con nosotros para emplear nuestra configuración o si tienen departamento de TI, ellos también lo pueden realizar.
Creación tipo de registro y tarifa
🔍¿En qué consiste?
Organiza a tus asistentes por categorías (ej. Socio, No Socio, Estudiante). En este vídeo verás cómo asignar importes y periodos de vigencia a cada tarifa para que el sistema calcule el IVA automáticamente.
Creación formulario
🔍¿En qué consiste?
Diseña la puerta de entrada de tus usuarios/socios. Puedes configurar campos para recoger datos personales, profesionales o fiscales. A destacar, que hay campos los cuales vienen predefinidos, como el DNI, email, centro de trabajo, IBAN, entre otros, los cuales no debemos reemplazar porque recogen datos los cuales están enlazados con funcionalidades de la plataforma, lo que si podemos hacer es cambiar el nombre visible en del campo.
Configuración plantillas emails
🔍¿En qué consiste?
Personaliza tus comunicaciones masivas. Aprende a utilizar el sistema de envíos programados, que te permite definir fecha y hora exacta o contar con un margen de seguridad de 5 minutos para correcciones de última hora.
Creación actividad
🔍¿En qué consiste?
Las actividades son opciones extra (talleres, cenas, excursiones) que puedes ofrecer. Descubre cómo crearlas, asignarles aforo y definir si son ilimitadas o restringidas a ciertos tipos de registro.
Creación alojamiento
🔍¿En qué consiste?
Gestiona las necesidades de pernoctación alojamiento de tus asistentes directamente desde biPeek, centralizando toda la logística en un solo lugar.
Creación sesiones
🔍¿En qué consiste?
Estructura el programa de tu evento o congreso. Nota de seguridad: Una vez asignada una sesión a una sala, el sistema impedirá el borrado accidental de dicha sala para proteger la integridad de la agenda.
Creación certificados, clonación y envío
🔍¿En qué consiste?
Configura tus plantillas de acuerdo con tu congreso, reutilízalas clonándolas, así aprovechas el trabajo previamente realizado, elige la imagen de fondo, los textos, añade códigos QR para validación de autenticidad y más.
Proceso para facturar
🔍¿En qué consiste?
Adaptado a la Ley Antifraude (Veri*Factu). El sistema permite facturar proformas de distintas maneras, dándote flexibilidad y fluidez a tu trabajo.
Proceso para rectificar una factura
🔍¿En qué consiste?
Si una factura emitida contiene errores, la normativa impide su edición. Este vídeo te guía en la emisión de Facturas Rectificativas, que generan automáticamente un saldo a favor del cliente para compensar deudas o realizar abonos.
Creación y clonación acreditación
🔍¿En qué consiste?
Utiliza el Módulo Centralizado de Acreditaciones. Gestiona el diseño, clona una acreditación en segundos para reutilizar una plantilla, activa la auto impresión mediante QR para los asistentes y consulta estadísticas en tiempo real de quién ha impreso ya su credencial.